
IO 5 – Video průvodce – Přepis obsahu
videí
Video 16 – Rezervace – Vytvoření zálohy
Ahoj, vítejte zpět ve videoprůvodci FFOED.
Minule jsme vytvořili rezervaci a spravovali položky na účtu pokoje. Přidali jsme nové položky
a přidali slevu na ubytovací služby. Také jsme vytvořili služby, které budou poskytovány
hostům, aby se zvýšila výkonnost reportingu akcí recepce.
Ale před jakoukoli aktivitou na účtu pokoje byste měli potvrdit rezervaci a změnit stav z
možnosti na potvrzeno. Potvrzení může být provedeno pouze po předautorizaci kreditní
nebo debetní karty, platbě zálohy nebo úplné předplatbě rezervace.
Podívejme se na možnost vytvoření zálohy bez použití automatizovaných zpráv a online
plateb.
Přejděte na kartu účtu a na dně obrazovky uvidíte rozklad účtu podle úrovní DPH a celkovou
částku, kterou má klient zaplatit. Nepotřebujeme, aby byla celá částka předem zaplacena,
protože klient zaplatí pouze záruku/zálohu. Budeme používat sekce účetních dokumentů a
plateb na účtu pokoje. V rámci účetních dokumentů lze vybrat několik typů dokumentů. Jsou
to faktura, účtenka, proforma faktura, doklad o předplacení, kupon a dobropis. Pro lepší
pochopení jejich použití zde je stručný popis.
Faktura se používá jako tradiční daňový doklad pro všechny platební metody a částky.
Účtenka je zjednodušený daňový doklad, který nemusí být použit pro všechny platby. DPH
není rozložena, ale shrnuta podle úrovně DPH.
Proforma faktura se používá jako neúčetní výzva k platbě zálohy. Tento dokument může být
zničen po zaplacení.
Doklad o předplacení je potvrzení zaplacené zálohy. Dokument musí být vyhotoven při přijetí
zálohy nebo jakýchkoli předem uhrazených plateb. Na rozdíl od proforma faktury je ADV
účetním dokumentem.
Kupóny lze zakoupit a darovat někomu jinému.
Dobropis se používá jako korektivní faktura pro vrácení peněz nebo refundace.

Všechny dokumenty musí být párovány s platbami a naopak.
Požádejte klienta o platbu zálohy. Klepněte na tlačítko plus v rámci dokumentů a vyberte
proforma fakturu. Otevře se nové okno s podrobnostmi o proforma faktuře a je zde tři hlavní
sekce, na které se zaměřit. Záhlaví se používá především k identifikaci dokumentů a odkazů
na platby. Můžete vybrat preferovanou platební metodu a datum splatnosti. Datum DPH
odráží interní postupy a nemělo by ho měnit personál na recepci. Sekce zákazníka zobrazuje
podrobnosti o zákazníkovi, který může být buď přímo klient ubytovaný ve vašem hotelu,
nebo společnost platící účet u firemních klientů. Pokud některé podrobnosti chybí, nemohou
být dokumenty vydané.
Nakonec uvidíte přehled položek na hotelovém účtu s možností přidání nových položek, což
nováčkům nedoporučujeme, sloučení položek a výběr měny. Pokud jde o zálohu, nechceme
platit za jednotlivé položky, ale za agregovanou zálohu. Proto můžete vybrat tlačítko sloučit
všechny a sloučit je do jedné položky. Existují některé předdefinované možnosti pro sloučení,
ale můžete jednoduše napsat zálohu za ubytovací služby. Modré očko se pak používá k
zobrazení podrobností. Pokud chcete, můžete změnit částku na 5000 Kč jednoduchým
kliknutím na částku ve sloupci Cena a celý dokument bude přepočítán.
Nakonec můžete nastavit nový stav po vydání dokumentu, který by měl být změněn po
zaplacení.
Před vydáním dokumentu se můžete podívat na další karty na obrazovce. Dodavatel je
přehled vašeho podnikání, Pokroky ukazují další předem placené zálohy, Platby lze použít k
propojení dokumentu s existující platbou, DPH a zaokrouhlení ukazuje rozpad DPH a
rezervace propojenou s rezervací. Poznámky se používají pouze v případě, že v dokumentu
jsou přidány informace pro klienta.
Na dně obrazovky exportujete dokument přímo a pošlete ho klientovi. Budete vyzváni k
uložení dokumentu v tomto stadiu, což je nezbytné. Nevydávejte ADV, protože byste přišli o
platbu. Dokument můžete uložit včetně platby, pokud bude tato platba vytvořena okamžitě.
V této fázi jednoduše klikněte na tlačítko Uložit.
Právě jste vytvořili žádost o zálohu a můžete ji poslat klientovi. Podívejme se na další kroky v
nadcházejících videích.