
IO 5 – Video průvodce – Přepis obsahu
videí
Video 17 – Rezervace – Platba zálohy
Ahoj, vítejte zpět ve videoprůvodci FFOED.
Máme rezervaci s vystavenou proforma fakturou pro platbu zálohy. Potřebujeme, aby klient
zaplatil předem stanovenou částku nebo celý pobyt. V této fázi klient obdržel e-mail s
proforma fakturou. Je výhodné mít šablonový e-mail, abychom ušetřili trochu času při
zpracování a vytvořili schéma následné kontroly plateb a informovali klienta o chybějící
platbě.
Po zaplacení proforma faktury budete informováni členem účetního nebo finančního týmu a
bude zapotřebí administrace platby v systému a vytvoření potvrzení platby.
Přejděte zpět na rezervaci a kartu účtu. V sekci dokumenty a platby na pravé straně můžete
vidět přehled plateb. Klepněte na zelené tlačítko plus a vyberte typ platby. V našem případě
byl preferovanou platební metodou bankovní převod. Otevře se nové okno a proforma
faktura se automaticky načte. Pro každou platbu je třeba přiřadit dokument. Vedle
dokumentu můžete vidět zbývající částku k zaplacení. Také si můžete vybrat typ platby,
příjem nebo výdaj. Pak musíte definovat částku platby, která bude předem definována,
pokud byl dokument již vydán, a nakonec můžete změnit způsob platby. Pokud je to nutné,
je zde místo pro další poznámky a popisy.
Nyní můžete kliknout na tlačítko Uložit. Zeptá se vás, zda chcete vytvořit doklad o
předplacení. Máte dvě možnosti. První možností je pouze uložení platby, přičemž dokument
o předplacení bude nutné vydávat dodatečně v dalších krocích. Nebo můžete přímo vydávat
ADV, což je preferovaná možnost. Takže vyberte tuto možnost.
Otevře se nové okno a uvidíte, že upravujete další dokument. Přehled je téměř stejný jako u
proforma faktury, a provedeme stejné kroky. Začneme sloučením položek do jedné
agregované položky zálohy a potvrzením částky platby. V našem případě 5000 korun. Vše
ostatní bylo načteno z ostatních dokumentů a plateb, takže můžete jen kontrolovat a
potvrdit data. Pro uložení platby a dokumentu vyberte možnost Uložit, včetně platby. Pokud
zvolíte možnost Pouze uložit, platba nebude zaznamenána na účtu pokoje a skončíte s
proforma fakturou a potvrzením platby bez zpracování platby. To vytvoří rozdíl v saldu účtu,
který bude vyžadovat řádné vyřešení. Následující dokument nebude zohledňovat chybějící
platbu a skončí chybějící částí zůstatku účtu.

Záložní platba by měla mít tři vstupy v účtu rezervace. Proforma faktura, platba a dokument
o předplacení. Posledně vytvořený dokument by měl být sdílen s klientem, aby byla zajištěna
správná platba a manipulace s informacemi. Můžete postupovat stejně jako u proforma
faktury.
Tento postup je vhodný, pokud hotel nepoužívá online platební bránu nebo aplikaci Alfred
Concierge. V těchto případech existuje jiný a pohodlnější způsob, jak požádat klienta o
platbu zálohy nebo rezervační záruku. Tuto funkci si prohlédneme v následujícím videu.
Uvidíme se v dalším videu.