Automatizovaná konverze dokumentů

Jde o převedení elektronického dokumentu do listinné podoby s doložkou. Rozlišuje se neautomatizovaná a automatizovaná konverze, obě se liší výstupem. Výstup automatizované konverze má vyšší ochranu než výstup neautomatizované konverze.

Konverzí se rozumí:

1. úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo datovém souboru způsobem zajišťujícím shodu obsahu těchto dokumentů a připojení doložky o provedení konverze, nebo
2. úplné převedení dokumentu obsaženého v datové zprávě či datovém souboru do dokumentu v listinné podobě způsobem zajišťujícím shodu obsahu těchto dokumentů a připojení doložky o provedení konverze.

Dokument, který provedením konverze vznikne, má stejné právní účinky jako dokument, jehož převedením výstup vznikl. Konverzí se nepotvrzuje správnost a pravdivost údajů obsažených ve vstupu a jejich soulad s právními předpisy.

Doložka o provedení konverze se ukládá do centrálního úložiště ověřovacích doložek. Dokumenty v datové zprávě nebo datovém souboru, které jsou vstupem nebo výstupem konverze, lze uložit do úschovny dokumentů CzechPOINT.

Konverzi mohou provádět orgány veřejné moci pro vnitřní potřebu zdarma, jedná se o tzv. konverze z moci úřední. Konverzi dále provádějí za úplatu kontaktní místa veřejné správy (CzechPOINT), jedná se o tzv. konverzi na žádost.

Konverze na žádost je určena pro veřejnost. Konverzi na žádost provádějí všechna kontaktní místa veřejné správy – Czech POINT (https://www.czechpoint.cz/public/verejnost/co-jak-kde/).

Dokument obsažený v datové zprávě nebo datovém souboru, který má být převeden do listinné podoby, musí být opatřen platným kvalifikovaným elektronickým podpisem, nebo kvalifikovanou elektronickou pečetí.

Poplatek za konverzi je 30 Kč za každou stránku. Minimální formát výstupu z konverze je formát A4.

Ověřovací doložka pro autorizovanou konverzi je výstupem ze systému CzechPOINT, ověřovací doložka podle § 69a archivního zákona obsahuje:

• označení subjektu, který konverzi provedl,
• počet listů, z nichž se skládá převáděný dokument,
• informace o existenci viditelného prvku, který nelze plně přenést na dokument v digitální podobě,
• datum vyhotovení ověřovací doložky,
• jméno a příjmení fyzické osoby, která převedení provedla.

Při konverzi elektronického dokumentu do listinné podoby se k listině přidává doložka o provedení konverze. Každou tuto doložku o provedení konverze na základě zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, vede systém Czech POINT v centrální evidenci všech doložek o provedení konverze. Na tomto míste lze ověřit autenticitu vydané autorizované konverze, tj. na tomto místě lze ověřit, že je dokument opravdu shodný s tím elektronickým.

Centrální úložiště ověřovacích doložek se nachází na této adrese:

https://www.czechpoint.cz/overovacidolozky/

Na výše uvedené stránce je možné ověřit dokument, který vznikl provedením konverze. Pro kontrolu je nutné zadat číslo provedené konverze do pole Identifikační číslo ověřovací doložky.

Pokud se identifikační číslo doložky nepodaří v systému dohledat, tak nelze takový dokument považovat za dokument vzniklý prostřednictvím autorizované konverze.

Jako podpůrný systém pro konverzi dokumentů slouží úschovna dokumentů. Úschovna umožňuje dočasné uložení dokumentů v rámci procesu konverze. Úschovna se nachází na adrese

https://www.czechpoint.cz/uschovna/

Pokud se provádí konverze do listinné podoby, je možné do úschovny uložit soubor určený ke konverzi, po uložení souboru do úschovny je nutné vytisknout konverzní lístek, který umožní dohledání příslušného souboru na kontaktním místě veřejné správy – Czech POINT. Dokument určený ke konverzi je v úschovně uložen po dobu 30 dnů. Poté je smazán.

Při konverzi dokumentu v listinné podobě do dokumentu v digitální podobě lze soubor, který konverzí vznikl, uložit do úschovny. Dokument v ní bude uložen po dobu 30 dnů.

Pro potřeby konverze lze do úschovny uložit následující typy dokumentů:

• dokument ve formátu PDF verze 1.3 a vyšší, opatřený kvalifikovaným elektronickým podpisem, nebo kvalifikovanou elektronickou pečetí,
• soubor s příponou FO nebo ZFO, obsahující originál datové zprávy.